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Saiba como a sua empresa pode ser mais produtiva e com todos focados no mesmo objetivo

Todos os dias da semana você passa o dia inteiro na empresa e tem dias que fica até mais tarde. Mas mesmo assim sente que poderia ser mais produtivo ou obter resultados melhores? Se a sua resposta foi sim, saiba que não está sozinho.

A produtividade não está relacionada a quantia de horas que você trabalha, mas o que faz nessas horas. Existem empresários que estão presentes em suas companhias poucas horas no dia ou poucos dias na semana e, mesmo assim, tudo está sob controle. E isso só é possível por causa da forma em que os processos são feitos na empresa.

Existem alguns pontos que podem fazer com que você, seus colaboradores e sua empresa sejam mais produtivos, com mais foco, melhores resultados e, consequentemente, mais lucro.

Conheças as 8 dicas para deixar a sua empresa mais produtiva:

 

1 – Terceirizar serviços

 

Algumas atividades burocráticas exigem muita atenção e tomam muito tempo. Então, para se tornar mais produtivo, terceirize essas funções.

Além das áreas que já são bem conhecidas por serem terceirizadas, como a área contábil, fiscal e de departamento pessoal, hoje já é possível terceirizar outras áreas, como a gestão financeira.

Assim, você ganha mais tempo, consegue se focar em outras atividades e ainda tem a segurança que a sua empresa está sendo cuidada por profissionais especializados.

Você pode saber mais sobre as vantagens de terceirizar a gestão financeira, lendo o nosso post 3 razões para você terceirizar o seu financeiro.

 

2- Delegue atividades

 

Assim como algumas atividades podem ser terceirizadas, outras podem ser delegadas. Aliás, um bom gestor deve saber delegar tarefas.

Defina quem cuidará de cada tarefa, foque na gestão dessas pessoas e dos resultados. Descentralize as atividades de você e passe a supervisioná-las.

 

3- Planeje e tenha metas

 

Planejamento é a palavra-chave sempre! Criar planos e traçar metas são essenciais para a produtividade. Você só saberá qual passo dar, quando souber em qual lugar chegar.

Crie metas possíveis, porém desafiadoras. Você pode criar metas individuais e para toda a equipe, elas podem ser diárias, semanais ou mensais. Assim, todos trabalham em busca de um só objetivo.

 

4 – Automatize processos

 

Verifique se há processos em sua empresa que podem ser automatizados. Hoje no mercado há inúmeros sistemas que possibilitam automatizar diversos processos que demandam muito tempo para serem feitos manualmente.

Por exemplo, há um bom tempo o envio de e-mails marketing eram feitos de forma manual, o que tomava muito tempo, atenção e levava ao cansaço. Hoje já existem vários sistemas que fazem esse trabalho automaticamente.

 

5 –  Utilize ferramentas de comunicação

 

As pessoas gastam 23% do seu tempo de trabalho lendo, respondendo e enviando e-mails, segundo artigo da Harvard Business Review.

Sem contar que o e-mail é uma forma de comunicação assíncrona, ou seja, não ocorre de forma simultânea, é necessário enviar, esperar o recebimento e a resposta. Isso faz com que os assuntos demorem para ser resolvidos.

Para economizar tempo e agilizar processos, é necessário utilizar ferramentas de comunicação, em que toda a equipe ou setores conseguem se comunicar, criar projetos, trocar arquivos, tudo de forma mais ágil.

 

6 – Crie listas

 

Se você já traçou as suas metas, crie listas de tarefas que farão alcançar seus objetivos. Seja detalhista, escreva cada passo que deve ser feito.

Você pode usar desde uma caneta e papel ou o bloco de notas de seu computador, até mesmo ferramentas online que permitem que você crie listas, compartilhe com suas equipes e gerencie como será feito cada passo.

 

7 – Crie pautas para as reuniões

 

Todos já participaram de uma reunião que tomou grande parte do dia e ao sair teve a sensação de que nada foi ou será resolvido. Mas se engana quem acha que reuniões são para perder tempo.

Empresas produtivas fazem reuniões para traçar metas e analisar resultados. Mas antes de chamar as suas equipes para uma reunião, crie uma pauta e saiba exatamente quais informações serão levantadas.

Se possível, passe os pontos que precisa de cada participante. Assim, eles já vão para a reunião com as informações em mãos. E ao fim da conversa, certifique-se que todos receberam atividades claras e objetivas para realizar até a próxima reunião.

 

8 – Tenha foco, mas saiba relaxar

 

Muitas empresas mundialmente conhecidas e lideres em seus ramos de atuação, possuem um ambiente de trabalho totalmente despojado. Geralmente, essas instituições exigem de seus colaboradores muita criatividade, criação e desempenho.

Ser produtivo 44 horas semanais ou mais, por muitas vezes pode ser muito difícil. Então, é necessário ter horas de foco total, deixar de lado a caixa de entrada do e-mail, as redes sociais e até o celular, para se focar nos afazeres.

Mas também é preciso ter pausas e ter contato com outras coisas além do trabalho. E nessas horas que você sai da frente do computador e interage com outras pessoas que podem surgir boas ideias.

Horas ininterruptas focado no trabalho podem levar ao esgotamento e horas apenas de descontração não produz nada. É necessário saber dosar as horas de foco total com as horas de relaxamento.

 

Empresa mais produtiva

 

Para que você, seus colaboradores e empresa sejam mais produtivos, é necessário descentralizar as atividades operacionais das mãos dos gestores. Quem tem cargo de gestão precisa destinar seu tempo para gerenciar os projetos e as pessoas.

Para isso, é fundamental terceirizar e delegar tarefas. E se houver algum processo que toma muito tempo de sua empresa, tente automatizá-lo.

Também é essencial criar metas, traçar planos e acompanha-los através de listas e reuniões com pautas e objetivos definidos.

E não esqueça, utilize a tecnologia e as ferramentas a seu favor, elas facilitam e agilizam os processos.

 

A GSi Brasil trabalha para a sua produtividade e rentabilidade

 

Você sabia que a GSi Brasil pode ajudar a sua empresa a ser mais produtiva? Com os seus serviços contábeis, fiscais, trabalhistas e de gestão financeira, a GSi Brasil faz com que a sua empresa seja mais produtiva e rentável.

Todos os processos de gestão financeira são integrados com os serviços contábeis, fazendo com que a sua empresa conheça os resultados reais de cada período.

Dessa forma, além de você conseguir focar nas operações de sua empresa, ter a segurança de profissionais especializados cuidando da sua instituição, também tem o apoio para que as tomadas de decisões sejam mais simples.